To Do List: a Cosa serve, Come farla

Fare una to do list dovrebbe essere, in teoria, molto semplice.

Basta infatti scrivere su un foglio di carta, su una App, sullo schermo di un PC – non importa il supporto su cui la fai – una lista di task (compiti o azioni, a seconda di come lo vuoi tradurre) che devi o desideri fare.

In realtà però, i primi tempi in cui si prova a utilizzarle, si finisce spesso per ottenere dei risultati pessimi, generando liste:

• troppo lunghe o troppo corte
• troppo generiche o troppo specifiche
• troppo ambiziose o troppo semplici.

Il risultato è che te ne fai poco o niente, ti demotivi e smetti di usarle poco dopo averle iniziate. Ed è un peccato, perché la to do list è uno strumento di produttività semplice e potente per ottenere dei risultati in qualunque ambito.

In questo articolo ti racconterò allora:

• A cosa serve una to do list
• Le 3 semplici regole che devi seguire nel farla
• Un errore che (quasi) tutti fanno e che le rende spesso inutili
• Gli strumenti più utili per costruirle

A cosa serve una to do list

Se mi segui, sai quanto sia importante secondo me avere una mappa del proprio percorso.

Che si tratti della tua vita, dello studio, del lavoro, devi sapere da dove vieni, dove sei, dove vai; devi tenere traccia dei tuoi progressi; devi stabilire degli obiettivi; devi avere chiari i piccoli e grandi passi che hai davanti.

Per fare queste cose, hai due strumenti importanti a disposizione:

• Uno è tenere un diario, cosa di cui parlo in quest’altro articolo
• L’altro è costruire e utilizzare le to do list 

La to do list serve, in primo luogo, per fare le cose giuste e farle più in fretta. Dove per “giuste” intendo quelle importanti o che comunque hai scelto di fare.

Se no rischi di ritrovarti spesso indaffarato in cose secondarie o che non hai scelto davvero di fare, combinando alla fine ben poco per te stesso e i tuoi obiettivi.

In secondo luogo, la to do list riduce quell’ansia più o meno sottile che pervade spesso le nostre vite quando ci sentiamo assediati da mille cose per le quali non abbiamo trovato un tempo, un modo, un posto perché vengano fatte.

Il piccolo mostro dell’ansia infatti, si nutre e cresce proprio grazie a tutto ciò che rimane vago e indeterminato.

Quando quindi chiarifichi, per iscritto:

• Che cosa devi fare
• Quando lo devi fare
• Perché lo devi fare

Ecco che, come per magia, ritrovi serenità, slancio e motivazione.

3 regole per avere una to do list ben fatta

Ci sono probabilmente 100 modi diversi di fare una lista di cose da fare, ma, a parte il fatto che ognuno ha le sue preferenze, non c’è certo il tempo di esplorarli tutti.

Indipendentemente dal modo che scegli, ti suggerisco 3 regole di base che secondo me non solo funzionano sempre, ma sono proprio indispensabili per fare una buona to do list.

1. Evita il listone unico

Alcuni ti dicono di avere una unica, enorme to do list, sulla quale annotare tutte le cose che devi fare.

Si tratta di un errore.

To do list di questo tipo sono infatti:

• Intimidatorie: quando vedi centinaia di task il tuo cervello non può che sentirsi schiacciato dalla moltitudine di quello che devi fare e quindi pensa istintivamente “meglio lasciar stare“. Abbiamo già visto a proposito della forza di volontà che quando un compito appare troppo grande e difficile, invece di stimolarci ci deprime.
• Confuse: hai presente quando sei al lavoro e pensi ai figli, a una festa e pensi agli esami, in vacanza e pensi al lavoro, all’esame e pensi al fidanzato…e alla fine non riesci a concentrarti davvero in niente né a fare la chiarezza di cui avresti bisogno? Ecco, la stessa cosa capita quando hai davanti a te una lista di 100 cose da fare che riguardano gli aspetti più disparati della tua vita.

Molto meglio dunque fare non una, ma diverse to do list – comunque non più di 5 o 6 – ciascuna dedicata ad un aspetto specifico della tua vita.

Per esempio io ne ho una dedicata esclusivamente al lavoro, una alla famiglia, una al blog de GliAudaci, una a una miscellanea di minuzie che vanno dal pagare la bolletta di casa a cercare una camicia che non trovo più.

Si tratta di liste che sono “sempre aperte”, cioè dalle quali cancello e aggiungo continuamente nuove task.

Oltre a queste liste generali, quando mi dedico a qualche progetto specifico, per esempio mettere su una collaborazione importante o approfondire un determinato argomento, faccio una to do list dedicata solo a quello, e poi la chiudo a fine progetto.

Vedrai che già solo fare l’esercizio di dividere le tue task in più liste sarà una maniera fantastica di mettere ordine nella tua vita.

Ti permette infatti:

• Di decidere gli elementi principali attorno ai quali essa ruota e che costituiscono le tue to do list “sempre aperte”.
• Di decidere i progetti specifici ai quali ti vuoi dedicare: tutti vorremmo, contemporaneamente, imparare a suonare uno strumento, studiare una lingua, prendere la patente di volo e così via. Facendo una to do list ti rendi conto di cosa è fattibile e cosa no.
• Di non dimenticare minuzie che, se non fatte, alla lunga possono costarti parecchio, dispiacerti o darti dei problemi: per esempio pagare una multa, chiamare la tua vecchia zia o andare a quel controllo medico di routine che potrebbe salvarti la salute.

2. Fai una to do list giornaliera.

Una volta che hai, per ciascuna area della tua vita, una lista di cose da fare nel breve/medio termine, non hai ancora risolto però il problema di sapere che cosa farai al mattino quando ti alzi.

Da ognuna delle liste che abbiamo visto nel punto precedente allora, devi prendere ogni sera una o più attività da inserire nella tua lista delle cose che farai il giorno dopo.

E, ogni sera, dovrai spuntare questa lista e darti un feedback su ciò che hai fatto.

Si tratta insomma di utilizzare lo stesso principio che consiglio nella tecnica dei 7 minuti e nel metodo Ivy Lee: avere un piano fatto di passi piccoli e fattibili e verificare ogni sera se lo hai seguito o meno.

La lista giornaliera, a differenza di quelle del punto precedente, può anche essere una sola, soprattutto quando le attività che inserisci sono meno di una decina.

Nulla ti impedisce però, anche in questo caso, di fare più liste giornaliere. Questione di gusti, io preferisco averne una unica.

La cosa difficile da fare è, in ogni caso, scegliere che attività inserire. Per farlo è importante prestare molta attenzione al punto successivo.

3. Descrivi brevemente – in una frase – ogni elemento della tua to do list

Ho visto to do list così telegrafiche che chi le ha scritte, dopo poco tempo, non riusciva neanche a ricordare bene a cosa si riferissero le varie attività.

Ed altre così prolisse da sembrare i piani di Napoleone per l’invasione della Russia.

Devi cercare invece il giusto mezzo, condensando in una breve frase che cosa devi fare, per quando, perché, quanto tempo ti prenderà.

Per esempio:

• Chiamare martedì l’oculista Pinco Pallo per fissare un appuntamento prima del 10 settembre. 5 minuti
• Leggere l’articolo di The Lancet sui neuroni specchio per prendere alcune note, entro fine mese. Un’ora.
• Chiamare mercoledì l’insegnante di inglese di  S. per sapere come se la cava con le lezioni online. 10-15 minuti
• Guardare nelle scatole dei vecchi appunti e decidere che cosa tenere e cosa buttare, prima che A. si in….i davvero. Un’ intera domenica pomeriggio.

E’ in questo tipo di brevi descrizioni che sta l’essenza stessa dell’utilità di una to do list.

Una cosa infatti è pensare genericamente che forse dovresti consultare un oculista.

Altra cosa è sapere, anzi, avere addirittura deciso che devi chiamarlo….prima o poi

Ancora completamente diverso infine, è mettere per iscritto, nella tua lista generale dedicata alla salute, una frase come “chiamare martedì l’oculista Pinco Pallo per fissare un appuntamento prima del 10 settembre. 5 minuti“.

E poi, il lunedì sera,  trasferire la task in questione nella to do list del giorno successivo, magari indicando addirittura l’ora in cui lo farai.

La differenza di risultato è evidente: fino a quando “chiamare l’oculista” rimane una idea indeterminata, probabilmente non lo farai.

Quando invece hai stabilito esattamente chi chiamare, quando chiamarlo ed entro quando vuoi l’appuntamento, probabilmente lo farai.

Che cosa non mettere in una to do list

L’errore che più spesso si fa nel compilare una to do list è confondere compiti e azioni con desideri e obiettivi.

Evita assolutamente dunque frasi come “Imparare lo spagnolo”, “Preparare una maratona”, “Laurearmi entro l’anno”: non si tratta infatti di azioni che puoi fare nel corso di una giornata, ma di progetti o obiettivi di lungo termine.

Quello che puoi fare però è utilizzare le to do list per  sbloccare o mandare avanti questi progetti e obiettivi.

Per esempio potresti voler dimagrire, e per farlo avresti bisogno di cominciare andando a una visita col dietologo, visita che però stai rimandando da mesi.

Ecco allora che scrivere nella tua lista “Chiamare il dietologo mercoledì mattina per fissare un appuntamento il prima possibile. 5 minuti” ti servirà per smettere di procrastinare.

Vuoi imparare a suonare la chitarra?  Scrivi sulla tua to do list “Informarmi sui corsi di chitarra online entro fine settimana. Mezz’ora”

Vuoi cambiare lavoro? Comincia ad “Aggiornare il mio CV e il mio profilo Linkedin, giovedì sera. Un’ ora e mezza”. 

Una to do list che funziona è formata da piccole, fattibili, ben identificate azioni che si possono svolgere in un lasso di tempo breve: da pochi minuti a una giornata al massimo.

Strumenti per le to do list

Una to do list può essere fatta, teoricamente, su qualunque supporto: dall’agenda su cui scrivi a mano al PC alle App sul tuo smartphone al registratore vocale collegato con un assistente virtuale.

Più che addentrarmi nei pro e contro di ciascun sistema, tanto più che essi sono soggettivi, ti racconto cosa faccio io e perché.

Come vedrai, non uso un unico sistema, ma diversi, a seconda della lista. A ribadire che la to do list, per essere efficace, va sempre adattata al contesto e alla persona.

Dunque, per quanto riguarda il Blog de GliAudaci, siccome la maggior parte delle task riguardano scrivere delle mail (al servizio tecnico, di risposta agli studenti, di collaborazione a tizio e caio), faccio la mia to do list direttamente in Gmail, utilizzando Google Task.

Quando scrivo, tengo sempre vicino al PC dei post-it su cui mi appunto idee: fra esse, alcune andranno sul mio diario, altre in una to do list, altre ancora staranno solo sul post-it chissà fino a quando.

Per la mia vita personale e il mio lavoro, le to do list generali le ho invece su dei fogli di excell, mentre quella giornaliera la scrivo a mano – cosa che trovo più personale – su una agenda moleskine. Non perché  sia più efficace di altre agende, ma per motivi affettivi: mi ricorda quando, da ragazzino, leggevo i libri di viaggi di Chatwin.

Di App, per mia curiosità personale, ne ho provate diverse. Di solito le utilizzo per progetti specifici che apro e dopo un po’ devo chiudere; mi ci trovo così così, perché purtroppo non sono mai stato molto tecnologico.

Todoist e Remember The Milk sono probabilmente le due App più famose e migliori. Preferisco la seconda per un semplice motivo: credo abbia un nome geniale.

Non è un caso poi che il motto di Todoist sia “libera il tuo spazio mentale” e quello di Remember the Milk sia “togliti gli impegni dalla testa”.

Entrambe insistono sul fatto che, come abbiamo detto nell’introduzione all’articolo, una to do list ha il grande potere terapeutico di tirare fuori le cose dalla tua mente e lasciarla più libera e leggera.

Anche solo per questa ragione devi assolutamente provare a farla.

Un saluto. Armando