Dai Precedenza alle Priorità – Come Fare Ciò che Importa Davvero

Dai precedenza alle priorità è la terza regola di “The 7 habits of higly effective people”, uno dei libri di crescita personale più famosi (e anche validi) di tutti i tempi.

La versione originale in inglese della regola, “Put the first things first” la preferisco, perché quel doppio “first” indica ancora meglio l’ovvietà della cosa: le cose “prime” vanno messe al primo posto.

In cima ai tuoi pensieri, certamente, ma anche in cima alle tue azioni.

Basterebbe iniziare ogni nostra giornata seguendo questa ovvia regola per ottenere, in poco tempo, risultati eccezionali, nello studio come nel lavoro e nella vita personale.

E invece, purtroppo, tendiamo a gestire il nostro tempo e le nostre energie secondo:

1. Il metodo della spugna
2. Il metodo della banderuola

Siccome sono due nomi che ho inventato ora su due piedi, forse è meglio che ti spieghi esattamente cosa intendo.

La Spugna: “non esistono priorità”

Le spugne sono organismi marini molto simpatici, ma che non brillano né per iniziativa, né per assertività, né per capacità decisionale.

Chi agisce come una spugna non ha un piano d’azione preciso da seguire e imporre agli altri.

Si comporta invece in maniera passiva – reattiva, dedicandosi alle cose più o meno secondo l’ordine in cui gli capitano.

E interrompendosi continuamente, mano a mano che gliene capitano di nuove.

Lo studente spugna, per esempio, tende:

• A iniziare a studiare con grande ritardo, perché prima ha fatto altre cose meno importanti
• A non studiare secondo una gerarchia di priorità, ma a mettere tutte le informazioni sullo stesso piano, cosa che spesso non lo fa finire in tempo
• A farsi continuamente interrompere da famigliari e amici, perché non riesce a dire dei “No” chiari agli uni e agli altri
• A farsi distrarre con estrema facilità da qualunque cosa entri nella sua sfera percettiva, e quindi ad interrompersi ogni volta che riceve un messaggio o un nuovo pensiero gli attraversa la mente

Chi vive secondo il metodo della spugna spesso si trova nella situazione, paradossale, di essere impegnatissimo, ma di non riuscire a portare a termine con soddisfazione la maggior parte delle cose che fa.

La Banderuola: “le mie priorità cambiano spesso”

La banderuola vive secondo dove soffia il vento del suo umore.

E’ quindi in grado di fare dei piani di priorità, ed anche di seguirli ed imporli a se stesso e agli altri.

Solo che questi piani durano il tempo che gli dura l’ ispirazione che li ha generati.

Spesso, le priorità di queste persone non sono frutto di convinzioni profonde e maturate nel tempo, ma dell’emotività di momenti più o meno lunghi.

E così sanno agire in maniera molto risoluta, grazie anche ad un alto livello di motivazione. Ma solo per periodi ristretti, fino a quando la motivazione non si esaurisce o si sposta su altri obiettivi (di questo problema ne ho parlato anche nel mio articolo sulla motivazione).

Le persone che stabiliscono le loro priorità secondo l’umore del momento tendono:

• A coltivare molti interessi diversi, qualche volta fin troppi
• A raggiungere un certo livello di abilità in quello che fanno, ma poi abbandonare prima di raggiungere l’eccellenza
• A procrastinare i loro impegni più importanti fino all’ultimo momento disponibile

A differenza delle personalità Spugna, normalmente non sono mai più di tanto indaffarati (se non, appunto, all’ultimo momento).

Tendono invece ad una certa pigrizia, cosa che li fa sentire spesso in colpa.

E anche quando hanno buoni risultati, e spesso li hanno, raramente sono soddisfatti di essi: rimpiangono infatti di non essere riusciti ad esprimere tutto il loro potenziale.

Ma perché non riesci a dare precedenza alle priorità?

“Put the first things first”, ovvero “Dai precedenza alle cose importanti”.

A maggior ragione dopo averla riletta, converrai con me che si tratta di una indicazione:

• Semplice da capire: anche mio figlio di 5 anni può spiegare cosa significa.
• Perfettamente razionale: neanche il più accanito terrapiattista potrebbe dire che bisognerebbe invece dedicarsi prioritariamente alle menate!
• Di valore universale: puoi applicarla alla tua intera vita come a ciò che farai nelle prossime due ore.

Perché dunque non ci riusciamo?

Priorità: il conflitto fra presente e futuro

Il motivo principale per cui non riusciamo a stare dietro alle nostre priorità è che siamo abituati, come specie, ad essere condizionati molto più dal presente che non dal futuro.

Questo non è necessariamente un male, anzi, è molto zen.

Tuttavia, pone un grande problema: mentre per migliaia e migliaia di anni ciò che era importante era anche urgente – e viceversa – nel mondo moderno quasi mai è così.

Un tempo vedevi una tigre coi denti a sciabola, avevi fame, venivi attaccato da un nemico … e dovevi reagire.

Quasi tutto ciò che era importante aveva dunque a che fare con il presente.

Oggi invece, quasi tutto ciò che è importante – la salute, la carriera, il concorso, l’esame, i sogni nel cassetto – richiede tempo e pianificazione.

Ha a che fare, insomma, con il futuro.

E così, anche se ragionandoci su sappiamo che qualcosa è prioritario, quando poi si tratta di fare delle scelte non ne teniamo conto.

Per questo, nonostante fra un mese tu abbia un test importante, basta un meme su facebook o un video su tik tok per distrarti.

Per questo non inizi mai il libro che ti renderà famoso.

Per questo, subito dopo aver scoperto che l’esame o il concorso è stato rimandato di un mese, abbandoni immediatamente i libri e ti metti a guardare Netflix.

Il fatto è che sappiamo ciò che è prioritario, ma non lo abbiamo veramente presente.

Priorità: la differenza fra sapere e avere presente

“Avere presente” è una di quelle espressioni che usiamo tutti spessissimo.

Forse però non ti sei mai soffermato a considerarla davvero.

Avere. Presente.

Riflettendo su quando hai letto prima, queste due parole prendono una luce nuova e diversa.

Non credi?

Una cosa infatti è sapere quali sono le tue priorità e che ti dovresti preoccupare per prima cosa di esse.

Questo, come abbiamo visto, è ovvio.

Altra cosa invece è averle presenti: cioè sentire l’urgenza, qui e adesso, ti dedicarti ad esse con la stessa attenzione e costanza che se fossero delle tigri coi denti a sciabola pronte ad attaccarti.

Dare precedenza alle priorità: i segnali visivi

Abbiamo visto che, per motivi evoluzionistici, il nostro cervello cerca di dare sempre maggiore importanza al qui e ora piuttosto che al domani chissà dove.

Invece di combattere contro questa inclinazione, che ne diresti di assecondarla?

Per farlo, devi semplicemente dare una rappresentazione visuale alle tue priorità, e fare in modo di averla davanti il più spesso possibile.

In questa maniera sarà come trasportare il futuro nel presente.

Il perché i segnali visivi funzionano così bene nell’ingannare il nostro cervello è un tema troppo lungo da affrontare qui.

Ha a che fare con il potere che le immagini hanno da sempre sulla nostra psiche, e un giorno te ne parlerò approfonditamente.

Intanto però, rimaniamo sul pratico andando a vedere due segnali visivi che ti consiglio assolutamente di utilizzare per mantenere il tuo focus sulle priorità.

1. La matrice di Eisenhower

La matrice di Eisenhower si costruisce incrociando fra loro i criteri di urgenza ed importanza per ottenere uno schema in cui ogni attività viene classificata in uno dei 4 seguenti gruppi:

• Urgente, Importante
• Non urgente, Importante
• Urgente, Non importante
• Non Urgente, Non importante

Una volta costruita la matrice, non ti resta poi che appenderla in due-tre luoghi strategici, in maniera tale da averla davanti agli occhi il più spesso possibile.

Per esempio vicino allo specchio in bagno, così farà da primer alla tua giornata.

O sopra la tua scrivania, per ricordarti cosa è importante proprio quando ti serve di più.

La matrice di Eisenhower è particolarmente efficace per individuare e perseguire le tue priorità di lungo termine.

E’ quindi ideale per mantenere focalizzate su uno stesso obiettivo le personalità banderuola.

(Nota: approfondisci la Matrice andando a questo articolo)

2. Il metodo Ivy Lee

Il metodo Ivy Lee prescrive di compilare, ogni sera, una to do list molto breve, che contiene solo le sei cose più importanti che dovrai fare il giorno successivo, in ordine di priorità.

Il giorno dopo, cominci a lavorare partendo dalla prima, e non ti dedichi alla successiva fino a quando non hai finito.

Finita la prima, passi alla seconda, poi alla terza, e così via fino a che non le completi tutte e 6.

Se non termini la lista, sposti al giorno successivo gli elementi non terminati.

E, naturalmente, ripeti questo schema ogni giorno, tutti i giorni.

In questa maniera inizi ogni giornata lavorando su ciò che è più importante, ed è più difficile farti distrarre da cose futili durante la giornata.

Poiché il metodo Ivy Lee ha un orizzonte di breve termine (il giorno successivo), è ideale per far mantenere il focus quotidiano delle personalità spugna.

Naturalmente poi, siccome è facile essere allo stesso tempo o secondo le situazioni, sia Spugna che Banderuola, l’ideale è utilizzare entrambe le strategie.

Sarà come trovarsi a percorrere una strada non più alla bell’e meglio, barcamenandosi tra interruzioni e distrazioni, ma circondato e guidato da una serie di segnali precisi e puntuali, che ti ricordano in ogni momento quello che tu hai deciso che conta davvero.

Un saluto. Armando.