La Matrice di Eisenhower: Urgente e/o Importante?

Quando si tratta di prendere decisioni e stabilire priorità, pochi strumenti sono semplici ed efficaci come la matrice di Eisenhower.

Infatti, combinando fra loro due unici parametri, urgenza e importanza, essa è in grado di indicarci chiaramente una strategia di azione.

Nota: La matrice di Eisenhower prende il nome dall’omonimo generale che sconfisse il terzo Reich in Europa e divenne poi il 34esimo presidente degli Stati Uniti. Ma è stata in realtà resa famosa da Stephen Covey 30 anni dopo, nel suo classico libro “The 7 habit of highly effective people”.

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Come è fatta la matrice di Eisenhower

Come anticipato, per costruire una matrice di Eisenhower devi valutare attività ed eventi incrociando fra loro i criteri di urgenza ed importanza, ottenendo così uno schema formato da 4 quadranti:

• Urgente, Importante
• Non urgente, Importante
• Urgente, Non importante
• Non Urgente, Non importante

Ad ogni quadrante corrisponde poi una azione strategica precisa.

Quadrante 1: Importante e Urgente

Le attività e i problemi che rientrano in questa categoria vanno affrontati con la massima priorità.

In un mondo ideale,  dovrebbero essere solo eventi improvvisi e imprevisti: ti si rompe l’auto il giorno prima delle ferie, ti chiama un cliente che ha bisogno di qualcosa per il giorno dopo, è la mattina dell’esame e hai 40 di febbre.

In realtà però, molte persone passano la maggior parte del loro tempo in questo quadrante, affrontando continuamente e a prezzo di grande stress situazioni urgenti e importanti.

Questo capita quando, invece di occuparti delle cose quando esse sono nel quadrante 2, procrastini fino a farle accumulare tutte nell’1.

Quadrante 2: Importante, ma NON urgente

Questo è il quadrante più importante per gestire il tuo tempo, vivere senza stress e realizzare i tuoi obiettivi di lungo termine.

Se infatti individui e affronti con anticipo le cose importanti, potrai dedicargli sufficienti energie ed ottenere il massimo dei risultati.

E’ in questo quadrante invece che la nostra tendenza a procrastinare  fa il massimo dei danni.

E così, pur avendo due mesi per completare un progetto, preparare un esame, pagare una multa o rifare il passaporto, ecco che ci riduciamo all’ultimo, in un circolo vizioso del quale abbiamo discusso nell’articolo sulla “legge di Parkinson”.

E’ proprio a causa di questo atteggiamento che, problemi e attività che si potevano affrontare con calma, ad un certo punto diventano urgenti, ovvero traslocano dal quadrante 2 al quadrante 1, rendendo la nostra vita una continua gestione dell’emergenza.

Quadrante 3: Urgente, ma NON importante

Chi passa la maggior parte del tempo in questo quadrante è sempre indaffarato ma conclude alla fine molto poco.

All’interno di questa categoria, si incontrano una serie di trait di personalità molto comuni e caratteristici:

• I maniaci del controllo, che vogliono fare tutto in prima persona
• I perfezionisti, che si dedicano a mille dettagli insignificanti.
• I dispersivi, che iniziano 10 mila cose e non ne finiscono mai una.
• Gli accondiscendenti, che non sanno mai dire di NO a nessuno e si ritrovano a dedicare tutto il loro tempo alle urgenze e ai problemi degli altri

Secondo la matrice di Eisenhower, le attività di questo quadrante vanno, nella maggior parte dei casi:

• O delegate: se non è importante che lo faccia io, perché non farlo fare a un altro?
• O cancellate: se non è importante e alla fine non viene fatto, tutto sommato pazienza.

Quadrante 4: Non importante e nemmeno urgente.

Chi passa la maggior parte del tempo in questo quadrante ha un problema di motivazione, di scopo nella vita.

Diversamente, non passerebbe tutto il suo tempo in attività che non hanno né importanza né urgenza!

Stai pomeriggi interi sul divano a guardare Netflix? Dedichi due ore al giorno a litigare con sconosciuti sui social o mandarti faccine con gli amici? Ci metti mezza mattina per decidere come vestirti?

Beh, è arrivato il momento di farti delle domande sui tuoi obiettivi di lungo termine e sulle tue aspirazioni.

Questo non significa che ogni attività del quadrante 4 debba essere per forza cancellata: un po’ di sano ozio ci vuole. Va però tenuto dentro limiti ragionevoli.

Perché non siamo bravi a stabilire le nostre priorità

Ma perché, ti chiederai, abbiamo bisogno di farci insegnare la produttività da un generale della seconda guerra mondiale?

Agire secondo priorità, non dovrebbe venirci in maniera naturale?

Purtroppo no, e il motivo lo dobbiamo a qualche centinaio di migliaia di anni di evoluzione.

Chi mi segue da tempo sul blog, sa quanto sia rilevante secondo me questo aspetto: viviamo in una civiltà molto recente, per la quale l’evoluzione non ci ha preparato al meglio.

Come abbiamo visto dunque in altri articoli, la nostra cattiva memoria per i libri, l’ansia che proviamo di fronte alle scadenze e agli esami, la bassa motivazione verso certi tipi di obiettivi di lungo termine, la nostra difficoltà a concentrarci … sono solo alcuni dei tanti esempi di come le nostre abilità neuro-cognitive siano condizionate dalla profonda distanza fra le esigenze della civiltà attuale e gli input evolutivi a cui siamo stati sottoposti.

Una profonda distanza che, inevitabilmente, influisce anche sulla nostra maniera di stabilire le priorità.

Prova a rifletterci su ….

Per 300 mila anni, quello che era importante era anche urgente, cosa che rendeva molto facile prendere decisioni:

C’è un coccodrillo -> devo scappare prima che mi mangi

Ho sete -> devo trovare l’acqua prima di disidratarmi

Piove -> devo trovare un riparo

Per 300 mila anni i nostri antenati non si sono dovuti preoccupare di consegnare un progetto il mese dopo, di laurearsi prima o poi, di risparmiare per comprare la macchina ai figli.

Persino un concetto basilare come “mettere via il cibo per l’inverno” è qualcosa che, come civiltà, abbiamo iniziato ad affrontare seriamente non più di 10 mila anni fa.

I nostri antenati hanno dunque vissuto giorno per giorno (e da qui le nostra grande adattabilità e reattività agli eventi) per così tanto tempo che non ti devi sorprendere se:

• Di tutto ciò che è in là nel tempo, tendi a fregartene fino a quando non te lo ritrovi che ti incalza da vicino. “Un coccodrillo è pericoloso quando è a un metro di distanza, non a 200” (Quadrante 1)
• Tutto quello che ti incalza da vicino lo percepisci per definizione come importante, anche quando non lo è. “Tutto ciò che è a due metri di distanza potrebbe essere un coccodrillo” (Quadrante 3)
• Se non percepisci chiaramente urgenza e importanza, tendi a non prendere iniziative significative. “Se non è un coccodrillo e non è a due metri di distanza, mi riposerò un po’”. (Quadrante 4). 

Ed ecco perché, per gestire bene il nostro tempo, abbiamo bisogno di strumenti come la Matrice di Eisenhower, la Pomodoro Technique, Il metodo Ivy Lee, le To do List etc. etc.

Come usare la matrice di Eisenhower

Per prima cosa, come per ogni altro strumento di produttività, conoscere la matrice di Eisenhower e il suo funzionamento non basta. Se non la utilizzi sul serio, serve a poco.

Il primo problema che ti troverai davanti nel farlo è proprio giudicare urgenza e importanza:  

• L’urgenza è facile da stabilire, perché dipendendo dal tempo è un parametro misurabile in maniera oggettiva. Se, per esempio, una scadenza è fra 10 minuti, fra 5 ore, o fra un mese, la differenza di urgenza è evidente.
• L’importanza è un po’ più difficile, perché soggettiva: dipende dalla persona, dal contesto e dal momento in cui la valuti. Una cosa può essere importante per te e non importante per un altro. Può esserlo per un po’ e poi non più, perché arriva qualcosa di più importante a scavalcarla. Può, infine, non esserlo all’inizio ma poi diventarlo più o meno improvvisamente.

Il secondo problema è utilizzare la matrice con continuità. 

Noterai infatti che, se la analizzi in maniera precisa, incasellare una cosa in uno dei quadranti alla fine non è difficile. E se ti sbagli, la maggior parte delle volte potrai correre ai ripari.

Quello che è difficile è imparare a farlo in maniera continua per ogni attività, problema o evento che ti si presenta.

Per spiegarmi con un esempio: tutti noi sappiamo che i 1000 messaggi al giorno che riceviamo su whatsapp e mail non sono né importanti né urgenti.

Eppure, molte volte, non riusciamo ad evitare di interrompere continuamente ciò che stiamo facendo per andarli a vedere.

Per abituarti a utilizzare la matrice di Eisenhower, cerca di fare spesso mente locale e farti domande del tipo:

• Quanto è importante / urgente questa attività?
• Perché non mi sono accorto che questo problema mi stava arrivando addosso?
• Oggi, in quale quadrante ho passato la maggior parte del mio tempo?
• Quali sono le cose più importanti a cui mi devo dedicare nei prossimi mesi?

Mantieniti flessibile nei tuoi giudizi e riconsiderali spesso, perché, come abbiamo visto, l’importanza va continuamente rivalutata.

All’inizio, sottoporre alla matrice di Eisenhower le decisioni su come gestisci il tuo tempo ti richiederà uno sforzo cosciente.

Dopo un po’ invece, ti ritroverai ad applicare il filtro della matrice senza sforzo, in maniera sostanzialmente inconscia e dunque straordinariamente efficace.

Con la stessa inevitabilità con la quale adesso ti fai distrarre dalle piccolezze e procrastini le cose importanti, ti verrà normale ad un certo punto concentrarti per tempo su quello che è per te davvero importante.