La Legge di Parkinson: Perché Sprechiamo il Tempo e 5 strategie per smettere

Che cosa è la legge di Parkinson?

Nel 1958, Ciryl Northcote Parkinson, in un libro sulla produttività che divenne istantaneamente un bestseller internazionale, ne diede la seguente definizione.

Il lavoro si espande fino a prendere tutto il tempo disponibile

La formulazione della legge di Parkinson è volutamente ironica: richiama infatti la teoria Aristotelica per cui ogni gas o liquido tenta continuamente di riempire tutto lo spazio vuoto che trova (“natura abhorret a vacuo”).

E significa, in poche parole, che più abbiamo tempo per fare una cosa, più tempo ci metteremo per farla.

O, detto in altre parole, anche quando abbiamo tanto tempo per portare a termine un compito, tendiamo inesorabilmente a ridurci a completarlo solo all’ultimo momento.

Per vedere la legge di Parkinson all’opera, credo non ci sia esempio più eclatante di quegli studenti universitari che, non importa se l’esame sia dopo due settimane o dopo due mesi, arriveranno comunque trafelati a terminare l’ultimo ripasso giusto la notte prima.

Ma anche sul lavoro non si scherza, sia a livello di singoli che di organizzazione.

Anzi, direi che quando il compito non è portato avanti da una sola persona ma da un team, la legge di Parkinson raggiunge livelli tragicomici, sommando le perdite di tempo e le inefficienze di tutti.

Nell’articolo di oggi vedremo dunque:

• Per prima cosa, quali sono i tre motivi alla base della legge di Parkinson (e come capire se anche tu ne sei vittima)
• Poi, 5 consigli per eluderla, smettere di perdere tempo e finire i tuoi progetti di studio e lavoro non un minuto prima, ma il prima possibile.

Da cosa dipende la legge di Parkinson.

Più tempo abbiamo dunque, più ne consumiamo.

A pensarci su sembra assurdo, ma in realtà credo che sia una esperienza molto comune, perché dovuta a tre atteggiamenti che, in misura diversa, tutti noi abbiamo:

• La tendenza a procrastinare: perché fare oggi quello che si può fare domani? E così, rimandiamo  sempre a un altro giorno. Per pigrizia, per non dover prendere decisioni, per distrazione, per superficialità. (Nel mio articolo sulla procrastinazione puoi scoprire le cause della tendenza a procrastinare, ma soprattutto come difenderti da essa).
• Il perfezionismo: anche il più semplice dei compiti può farti perdere in mille dettagli insignificanti, così da consumare quantità enormi di tempo. Vedi, se siamo sotto pressione ci viene quasi naturale cercare di concentrarci sull’essenziale. Ma quando “c’è tempo” ecco che ogni dettaglio, improvvisamente, diventa più importante di quello che è in realtà. Per citare Parkinson “Più è il tempo disponibile e più il lavoro sembra importante e impegnativo”
• L’insicurezza: una conseguenze tipica dell’insicurezza è rimandare la scadenza perché “la prossima volta sarò più pronto”. Lo sa bene chi rimanda continuamente gli esami. 

Capire se anche tu sei vittima della legge di Parkinson è facile. Basta pensare all’ultima volta che hai avuto uno scadenza importante.

Se hai iniziato che avevi abbastanza tempo…

Se l’ultimo giorno ti sei invece ritrovato a lavorare come un matto…

Se hai pensato, con un po’ di rimpianto, “mi fossi fatto ogni giorno anche solo la metà del mazzo che mi sti facendo oggi, avrei finito una settimana fa”…

Se poi ti sei solennemente detto “non sprecherò mai più il mio tempo così, la prossima volta voglio partire bene da subito”…

Se, infine, la prossima volta farai esattamente gli stessi errori ….

Ecco, sei vittima della legge di Parkinson.

Vediamo allora insieme come puoi, invece di terminare i tuoi progetti un minuto prima, terminarli il prima possibile

5 consigli per vincere la legge di Parkinson

1. Definisci esattamente cosa devi fare.

Pulire casa, imparare biochimica, preparare delle slide, scrivere una relazione su un progetto, studiare la lezione ….

Sono tutti concetti che, lasciati nell’indeterminatezza, possono prendere un minuto come un giorno, una settimana o un mese.

Per questo, cominciare a fare una qualunque di queste cose senza definire in maniera chiara il compito e il risultato atteso, è la maniera migliore per perdere tempo.

A che livello devi sapere il libro? Quante slides ci saranno nella presentazione e quanto tempo dovrà durare? Quanto lungo deve essere il testo della relazione? Quanto dettagliato il report?

Rispondendo a questo tipo di domande eviterai sia la trappola del perfezionismo, che ti fa fare troppo, sia quella della superficialità, che ti fa fare poco.

E imparerai, semplicemente, a fare le cose per bene. 

2. Datti delle scadenze ambiziose

Non so se ci hai fatto caso, ma è molto difficile costringere le persone a prendersi impegni sul tempo.

Che si tratti del medico, dell’idraulico, della pizzeria sotto casa o di tuo figlio – che abbia 4 o 20 anni è lo stesso – tutti sono in genere riluttanti a darti indicazioni di quel tipo.

Così non potrai mai dirgli che sono in ritardo.

Il problema è che questo giochino lo facciamo anche con noi stessi, proprio per riservarci la possibilità di espandere o comprimere il tempo secondo necessità e umore.

Se vuoi opporti alla legge di Parkinson però, non solo devi assegnare un tempo preciso alle attività che devi completare.

Ma questo tempo deve anche essere un po’ ristretto.

Pensa al famoso ultimo giorno prima dell’esame o della consegna di un progetto.

Non capita anche a te di ritrovarti a lavorare con una efficienza straordinaria, dedicandoti solo all’essenziale ed evitando tutto ciò che è distrazione?

Spesso, lo sappiamo, all’ultimo giorno disponibile si è più produttivi che nei precedenti 7 messi insieme.

Il fatto è che l’urgenza, quando non rimani bloccato dall’eccesso d’ansia, è un magnifico stimolo ad essere efficienti.

Se ti dai delle scadenze un po’ serrate riuscirai ad iniettare fin dall’inizio un po’ di sana urgenza nelle tue giornate.

3. Misura i tuoi progressi

Okey, hai stabilito che cosa devi fare e in quanto tempo devi farlo.

A questo punto devi monitorare ogni giorno i tuoi progressi per sapere se sei in anticipo, in ritardo o in linea col programma che ti sei dato.

Per farlo ti consiglio tre tecniche (le prime due puoi usarle insieme ma anche alternativamente):

• Tenere un diario di bordo delle tue attività
• Compilare delle to do list (di lungo periodo e quotidiane)
• Utilizzare la Tecnica del Pomodoro

Il diario è ideale per riflettere su come sono andate le cose durante la giornata e considerare eventuali aggiustamenti.

Le to do list sono straordinariamente efficaci nella programmazione puntuale delle attività a breve e a lungo termine.

La tecnica del pomodoro infine è un sistema di lavoro che, utilizzando piccole unità discrete (25 minuti di attività e 5 di pausa), diminuisce le distrazioni e permette di monitorare i progressi quasi in tempo reale.

4. Opera secondo il principio di Pareto

Un classico esempio di principio di Pareto (scopri cosa è leggendo l’articolo sui modelli mentali) o principio 80/20 è il tuo armadio: c’è un 20% di vestiti che metti quasi sempre e un 80% che non metti quasi masi.

Ma lo è anche la distribuzione della ricchezza nel mondo (il 20% della popolazione possiede l’80% delle risorse), le domande che fanno i professori agli esami (l’80% di esse verte sul 20% degli argomenti), il fatturato di una azienda (il 20% dei clienti genera l’80% dei ricavi), il tempo di programmazione di un Software (l’80% del tempo passato sul PC serve a scrivere il 20% del codice)….

Il principio di Pareto è, insomma, una legge empirica di efficienza che si può più o meno definire così: per ogni attività c’è un 20% di cause che porta l’80% degli effetti.

Non ti fissare ovviamente sulle percentuali esatte, ma sul concetto: in tutte le cose c’è sempre uno squilibrio prevedibile fra cause ed effetti

E quindi, se ti concentri per prima cosa su ciò che veramente è importante, puoi ottenere risultati maggiori in minor tempo.

Quando dunque inizi qualcosa, individua quel 20% che ti darà l’80% del risultato, e parti sempre da là.

5. Aumenta il tuo livello di concentrazione

Una mail di lavoro, il tuo fratellino che ti scoccia, il cellulare sempre acceso, una visita imprevista, una idea improvvisa, una nuova serie su Netflix …

I motivi per cui ci distraiamo sono così tanti e variegati che rimanere concentrati su qualcosa è davvero diventato sempre più difficile.

E, naturalmente, più tempo abbiamo a disposizione, più siamo inclini a permettere alle distrazioni di insidiarlo.

Per questa ragione, a chi ha obiettivi importanti e non vuole buttare il suo tempo al vento, consiglio sempre due strategie tanto radicali quanto efficaci:

• Imparare a dire di NO il più possibile (Non è affatto facile, qui ti spiego perché e come farlo).
• Imparare a sfruttare il grande potere delle ore migliori della giornata (Qui ti racconto quali sono).

Conclusioni sulla legge di Parkinson

La legge di Parkinson, a differenza delle leggi fisiche e matematiche, non è affatto ineluttabile.

Pensa come sarebbe bello provare, almeno nelle cose davvero importanti, il piacere e la tranquillità di finire in largo anticipo sulla scadenza, magari potendoti permettere il lusso di andare al cinema il giorno prima dell’esame, o al mare il week end prima di una importante consegna di lavoro.

Ti sentiresti molto più tranquillo, soddisfatto, in controllo rispetto alla tua vita e ai tuoi obiettivi.

Perché questo succeda, ricorda le strategie di cui ti ho parlato oggi:

• Se hai determinato esattamente il compito che devi svolgere…
• Se ti sei dato una scadenza ambiziosa…
• Se misuri i tuoi progressi nel tempo…
• Se ti dedichi per prima cosa a ciò che è essenziale…
• Se non ti lasci continuamente distrarre da tutto e tutti…

ecco che sarai in grado di sfuggire alla legge di Parkinson, completando i tuoi progetti senza prenderti tutto il tempo che c’è, ma solo quello strettamente necessario.

In questa maniera diminuiranno ansia e rimpianti (“Oh no! Dovevo iniziare a impegnarmi prima”), eviterai le rischiose full immersion dell’ultimo secondo e, soprattutto, libererai tempo per altri progetti o anche per riposarti e divertirti. Un saluto. Armando.