Evernote per lo studio e la produttività.

Evernote è la più famosa App dedicata all’organizzazione di tempo, liste, appunti, note. Ce ne parla in questo articolo Raffaele Lisisco, studente di medicina e consulente del blog de GliAudaci per l’area tecnologie di studio e di produttività. 

Sicuramente avrai già sentito parlare di Evernote, io stesso l’ho citata nell’articolo sulle migliori app per studiare. 

A suo tempo l’ho inserita tra le app per prendere appunti / note perché sicuramente è quello per cui è nata; le sue funzioni però non si limitano a questo, ed ormai è diventata così famosa e utilizzata che ho pensato sia utile scriverci su un intero articolo.

 “When it comes to taking all manner of notes and getting work done, Evernote is an indispensable tool” – The New York Times

Le alternative ci sono, anche molto valide, ma se Evernote ha avuto tanto successo, un motivo ci sarà … andiamo a scoprire perché!

I vantaggi di Evernote

• Multipiattaforma: funziona sia su Android che su iOS, questo vuol dire che puoi usarlo dal tuo iPad o iPhone, dal tuo telefono o tablet Android, ma anche sul tuo pc Windows o Mac (addirittura lo puoi usare anche da browser). Sembra una banalità, ma esistono molte app di grandissimo livello, presenti su un’unica piattaforma!. Questo ti limita se devi lavorare su più dispositivi oppure se in futuro dovrai acquistare un device diverso, perché non sempre avrai piena compatibilità dei file su cui hai lavorato.
• Integra tanti servizi diversi: puoi prendere note, creare to-do-list, e creare un alert all’interno delle note (una sorta di sveglia/promemoria). Utilizzando invece per esempio la suite Google, dovresti usare sia Google Keep che Google Calendar. Uno dei servizi più apprezzati è quello di scansione dei documenti; di solito servirebbero dei programmi dedicati per funzioni di questo livello (come un tipo di scansione diversa in base alla tipologia di documento)
• Sincronizza automaticamente i tuoi file: devi sbobinare una lezione? Puoi registrare col tuo cellulare, ritrovarti la registrazione sul tablet, aggiungerci note scritte a mano, e poi elaborarla in tranquillità a casa.
• Ti permette di ritrovare facilmente i tuoi file: se tendi ad accumulare fogli e appunti sparsi per la scrivania e non riesci a trovare quello che cerchi, o ti è venuta in mente una parola specifica ma nonostante le tue abilità di skimming, perdi troppo tempo, Evernote fa per te! Grazie all’utilizzo di tag e filtri puoi ricercare all’interno di note, immagini, fotografie, screenshot, PDF e file Office. Cos’è un tag? Immagina che sia una sorta di parola chiave che memorizzi all’interno del tuo palazzo della memoria che ti permette di raggiungere velocemente una serie di informazioni collegate. Per finire, Evernote ha una funzione di riconoscimento della scrittura a mano che rende il tuo testo ricercabile: potresti fare la stessa cosa con un vero quaderno o block-notes?

Utilizzandola ti renderai conto che può fare davvero di tutto. Tuttavia, come sempre quando cominci a usare uno strumento, il tuo primo obiettivo deve essere quello di padroneggiare le funzioni di base, così da costruire solide fondamenta per tutto il resto.

Permettimi allora di darti qualche suggerimento per iniziare.

Primi passi con Evernote

Beh, il primo passo in assoluto consiste nel registrare un account: inserisci la mail, clicca su “continua” e poi inserisci la password.

Non ti costa nulla, non ti vincola in nessuna maniera.

Successivamente l’app ti presenta 5 tutorial iniziali per imparare le basi dell’applicazione; non tutti sono veri “tutorial”, ma lo vedrai in seguito, ora analizziamoli nel dettaglio.

• Creare una nota: con le note puoi catturare idee sparse, liste di cose da fare, memo vocali, foto di slide, scontrini fiscali, documenti e tutto ciò che si vuole
• Usa la fotocamera come scanner: posizionando il documento o qualsiasi altra cosa su uno sfondo contrastante, Evernote ritaglierà automaticamente la foto e la salverà; dovrai selezionare se salvare lo scatto come “foto”, “documento”, “documento a colori”, “Post-it Note”, oppure “biglietto da visita”
• Salvare foto e articoli dal web: scaricando il “web clipper” per il tuo browser, puoi ritagliare e raccogliere in Evernote per sempre ogni articolo o pagina web di tuoi interesse.
• Scaricare Evernote sul proprio computer: è presente il tutorial, ma alla fine consiste solo in una pagina che ti chiede se vuoi il link via mail per scaricare il programma e sincronizzare automaticamente le note.
• Ricevi un avviso: puoi impostare Evernote in modo da ricevere un avviso quando imposti un promemoria e quando qualcuno condivide note con te.

Una delle schermate fondamentali di evernote: quella di creazione di una nuova nota. 

Consigli di utilizzo

Aprendo l’applicazione per la prima volta, ti verrà presentata una schermata con una serie di indicazioni su come usare Evernote in modo proficuo; ecco le più interessanti

• Suddividere una lista in categorie = puoi impostare un colore specifico per ogni categoria per renderla facilmente identificabile
• Creare check-list o to-do-list = successivamente puoi spuntare le attività già completate
• Registrare lezioni e conferenze = si possono aggiungere note audio
• Scattare una foto della lavagna bianca e rendere il testo ricercabile = rendere ricercabile il testo scritto a mano non solo ti sarà utile per ritrovare facilmente delle parole, ma anche per rendere la nota più leggibile.
• Ritagliare articoli dal web, direttamente nelle tue note = grazie al Web Clipper citato prima
• Allegare documenti = con Evernote da pc, basta trascinare qualsiasi file presente sul desktop in una nota, e sarà sempre disponibile per la consultazione. Invece da cellulare/tablet basta cliccare il tasto “più” sulla barra di formattazione di una nota e selezionare “Allega file”
• Effettuare scansione di note scritte a mano = riconoscendo la scrittura a mano, puoi facilmente trovare ciò che hai scritto
• Impostare un promemoria su una nota = in questo modo si aprirà proprio quando ne avrai bisogno
• Condividi note o taccuini interi = i tuoi amici hanno bisogno dei tuoi appunti? Niente di più facile, con un solo tasto, potrai inviarli a tutti
• Creare tabelle = purtroppo questa funzionalità è disponibile solo su desktop
• Ordina per tag = dando ad una nota uno o più tag, puoi facilmente trovare quello con cerchi con riferimenti incrociati. La ricerca per tag è fondamentale: se cerchi ad esempio un video su YouTube, non fai altro che inserire parole chiave presenti come tag nei video. Puoi sfruttare questa funzionalità anche per elaborare un testo e studiare in maniera più proficua! Trova le parole chiave delle note che salvi, ed usale come tag, in questo modo, oltre ad aver organizzato i tuoi appunti, avrai anche capito quali sono i concetti più importanti.
• Organizza gli appunti presi in classe in taccuini = la bellezza del digitale rispetto al cartaceo è anche la possibilità di abbattere i “limiti fisici”. Puoi creare una struttura di taccuini per tenere insieme le note sullo stesso argomento, creare taccuini distinti per ogni corso e dare una struttura gerarchica, la cosiddetta “pila di taccuini” (ad esempio creare una pila di taccuini per ogni semestre e all’interno un taccuino per ogni corso)

Funzionalità premium di Evernote

Con Evernote Basic (la versione gratuita), purtroppo hai una serie di limitazioni:

• 60 MB di nuovi upload mensili
• Sincronizzazione file solamente su due dispositivi

Per approfittare di tutte le funzionalità, si deve pagare un abbonamento (29,99€ annui per la versione Plus, 59,99€ annui per la premium e 12,00€ per utente al mese per la versione Business)

Andiamo a vedere le differenze più importanti delle versioni a pagamento:

• Più spazio cloud (1, 10 o 20 giga di nuovi upload al mese)
• Possibilità di sincronizzazione con tutti i dispositivi senza limiti
• Accesso ai taccuini non in linea
• Ricerca testo in PDF o documenti Office (solo per Premium e Business)
• Annotare i PDF (solo per Premium e Business): puoi scrivere, disegnare, aggiungere frecce, testo o evidenziare
• Presentare le note con un click (solo per Premium e Business): scaricando Evernote su un portatile e cliccando sull’icona “presentazione” puoi condividere note come presentazione formattata in bel modo (come se fosse un Power Point per intenderci)
• Trasformare i biglietti da visita in contatti (solo per Premium e Business): quando fai la scansione di un biglietto da visita, Evernote può aggiungere automaticamente le informazioni della persona ai contatti del tuo cellulare

Da browser possiamo accedere fortunatamente alle stesse funzioni della versione desktop o mobile, come creare nuove note, e da poco possiamo anche condividerle come eventi di Google Calendar (in questo modo creiamo un alert, un avviso).

Interessanti anche le funzioni “Work Chat” per comunicare velocemente col tuo gruppo di lavoro (ad esempio se stai sbobinando l’ultima lezione del corso assieme ai tuoi amici) e la possibilità di ordinare le note in base alla data di creazione, titolo o l’ultima modifica.

Evernote Web Clipper

Da browser, con questa semplice estensione possiamo esportare parti di una pagina web come screenshot, oppure salvare l’intera pagina come nota, per poi modificarla agevolmente.

L’ultima opzione è veramente uno dei pezzi forti di quest’applicazione; ti consente di prendere il testo di una pagina che hai trovato navigando per il web, formattare meglio il testo, cambiare la disposizione delle immagini, aggiungere o modificare dei pezzi, il tutto in pochi secondi.

Un bel risparmio di tempo!

App correlate

La stessa azienda che sviluppa Evernote ha creato anche una serie di app “satelliti” che migliorano le funzionalità dell’app principale.

Scannable = purtroppo attualmente disponibile solo per iPad e iPhone, ti permette scansioni molto più professionali e di migliore qualità. Facile da utilizzare, il funzionamento è simile alla funzione di scan di Evernote.

Skitch = disponibile solo per Mac, iPad e iPhone, ha un focus ben preciso: comunicare visivamente le idee. Puoi condividere commenti e collaborare coi colleghi, annotando le tue considerazioni su PDF o immagini (usandone una esistente o creandone una nuova), aggiungere frecce, forme o scriverci sopra con lo strumento penna o evidenziatore

Penultimate = ti fornisce l’esperienza di scrittura con carta e penna, con la potenza, la flessibilità e la disponibilità di Evernote. Puoi usare sia il dito che uno stilo per prendere appunti e condividere le note scritte a mano e disegni via email come PDF o URL (link pubblici), in questo modo, chiunque abbia il link, può visualizzare, facilitando la condivisione.
Quando crei una nota per la prima volta ti chiede anche di specificare la tua posizione preferita di scrittura, e ti permette di selezionare uno sfondo per la tua carta tra un’ampia scelta (anche planner, fatture, elenco acquisti, carta millimetrata, o spartiti musicali), ma puoi anche inserire un’immagine personalizzata (da fotocamera o galleria)

Come approfondire Evernote

In un solo articolo, per questioni di leggibilità, non è possibile spiegare ogni minimo dettaglio su come utilizzare tutte le funzioni (perché sono davvero tantissime), però in caso di dubbi o problematiche commenta il post, ed io e Armando saremo lieti di darti una mano.

Ti lascio comunque una serie di link utili per risolvere quasi tutti i problemi a cui dovresti andare incontro; il sito di Evernote è fatto veramente bene ed ha un’ampia sezione di “Aiuto e Apprendimento”, ti consiglio di dare uno sguardo in caso di difficoltà:

Sezione principale di Aiuto e Apprendimento

Utilizzo di Evernote (Spiega gli strumenti dell’app)

Evernote per studenti (6 modi in cui gli studenti possono usare Evernote)