Come Essere più Produttivi: 6 Tattiche (+ 1 Fondamentale)

Agli italiani, di come essere più produttivi, sostanzialmente, non gliene frega niente.

Come lo so?

Perché qualche giorno fa ho fatto una analisi su google relativa proprio alla frequenza della domanda “Come essere più produttivi” e di alcune sue varianti principali, quali per esempio “aumentare la mia produttività”, “essere più produttivo”, e via dicendo.

Ho trovato la bellezza di appena 140 ricerche mensili per “come essere più produttivi” e persino meno per ciascuna delle varianti analizzate.

Se pensi che siamo 60 milioni, si tratta di dati sorprendentemente piccoli.

La ragione di questo disinteresse è, credo, psicologica.

La parola produttività viene infatti associata, dalla maggior parte delle persone, a visioni opprimenti tipo catena di montaggio anni ’60 o magazzino di logistica del 21esimo secolo.

Quando invece è esattamente il contrario: aumentare la produttività significa ottenere di più con meno sforzo, cosa che ci rende più liberi e ci porta con maggior facilità al successo.

Preferisci avere più tempo per la tua famiglia e i tuoi hobby, centrare la maggior parte degli obiettivi che ti proponi, ottenere ogni risultato con meno sforzo, oppure essere continuamente oberato da impegni, procedere con fatica e non avere mai un minuto libero?

O, detto in altre parole, preferisci essere più produttivo (pillola rossa) o meno produttivo (pillola blu)?

Se hai scelto la pillola rossa, prosegui a leggere le mie 6 strategie preferite per essere più produttivi.

1. Impara a dire NO

Siamo talmente tanto bombardati dalle richieste altrui che, chi non sa dire di no, si ritrova spesso:

• Sovraccarico di impegni che non sono suoi
• Incastrato in contesti che non desidera
• In compagnia di gente che non gli interessa
• A fare cose che non sono per lui rilevanti

La prima regola per essere più produttivi, dunque, è proprio imparare a dire di no (scopri come si fa) a tutto ciò che ci fa perdere tempo ed energia senza che ne valga la pena.

Chi non ci riesce, si ritrova a vivere una vita che non è la sua, convinto magari di farlo per altruismo o buon cuore.

Ma in realtà, a non farci dire di no, sono quasi sempre la paura di deludere e/o un eccessivo attaccamento alle convenzioni sociali.

Imparare a farlo, quindi, oltre a liberare un sacco ti tempo per la tua produttività, ti renderà più maturo e indipendente.

2. Pratica il Minimalismo Digitale

Se, da una parte, ci sono alcune App di produttività veramente utili, dall’altra, mail, social e servizi di messaggistica ci avvolgono in una bolla di rumore digitale che ci distrae senza sosta.

L’effetto netto, per la maggior parte delle persone, è assolutamente negativo.

Molti, infatti, non riescono più a fare nulla senza interrompersi continuamente per dare un’occhiata alla mail o a uno dei loro tanti profili social, così che non sono mai focalizzati davvero su quello che stanno facendo.

La soluzione?

Semplici azioni come mantenere il telefono quasi sempre spento o il più possibile lontano (vedrai, non succede niente), oppure controllare mail e social solo in orari prestabiliti, possono darti un grande aiuto.

Ma se cerchi come aumentare la tua produttività al massimo, ti consiglio di rimuovere in maniera intenzionale e radicale tutto il rumore digitale che ti circonda.

3. Usa la matrice di Eisenhower

Essere produttivi, lo abbiamo visto già con le prime due regole, significa innanzitutto dedicarsi a ciò che conta davvero.

Ma come fai a capire cosa conta davvero?

Se non analizzi in maniera strutturata quello che fai, c’è il rischio di usare il tuo tempo un po’ a caso, occupandoti non di quello che è importante, ma di quello che hai davanti in quel momento.

Fermati allora, ogni tanto, a valutare ciò che fai, utilizzando la matrice di Eisenhower: un sistema che, incrociando i parametri di urgenza e importanza, ti dice sempre con esattezza quello a cui vale davvero la pena che ti dedichi.

4. Utilizza le to do list

Una to do list è, semplicemente, una lista di attività che devi fare.

Io consiglio di utilizzarla per pianificare la tua giornata, come si fa con il metodo Ivy Lee.

Ma puoi anche costruire to do list che abbracciano periodi di tempo più lunghi.

Le to do list ti aiutano ad essere più produttivo perché, quando le fai, sei costretto a identificare chiaramente tre elementi chiave:

• Che cosa devi fare
• Quando lo devi fare
• Perché lo devi fare

Definire esattamente questi elementi ti fa da bussola durante la giornata, permettendoti di mettere il tuo tempo e le tue energie là dove serve.

Grazie alle to do list ti sveglierai sapendo già cosa fare e andrai a letto verificando se lo hai fatto.

Non hai idea di quanto questo rituale aiuti a rimuovere l’ansia e lo stress che si generano quando abbiamo la sensazione di girare a vuoto.

Tanto più che una buona to do list è, fra le varie strategie di produttività, davvero quella con il miglior rapporto semplicità / efficienza.

La fai in pochi minuti e ti da risultati davvero notevoli.

5. Prova la tecnica del pomodoro

Esattamente come le to do list, la tecnica del pomodoro è di una semplicità disarmante.

Basta comprare un pomodoro da cucina e poi suddividere ogni attività che devi fare in frazioni di 25 minuti di lavoro alternate a 5 minuti di pausa.

L’idea è un po’ la stessa utilizzata nell’high intensity interval traning: tanti cicli composti da una fase di lavoro intenso seguita da un breve periodo di riposto e defaticamento.

La tecnica del pomodoro:

• Ti costringe a pianificare con precisione il tuo tempo: ogni attività va infatti spezzettata in periodi tutti uguali fra loro.
• Aumenta il tuo livello di concentrazione mentre lavori: proprio perché sai che arriverà la pausa e che nei 25 minuti di lavoro devi dare il massimo
• Ti permette di monitorare con facilità quanto stai davvero producendo: è facile, cioè, per ogni pomodoro, capire se hai reso o meno quando dovevi.

Si ti capita spesso di stare ore seduto alla scrivania per poi alzarti con la sensazione di non aver fatto nulla, la tecnica del pomodoro rivoluzionerà la tua produttività con il suo puntuale e costante mantenerti “sul pezzo”.

6. Organizza e rendi piacevole lo spazio in cui lavori

Un ambiente di lavoro disordinato non solo ti fa perdere un sacco di tempo, ma ti trasmette sensazioni negative.

Come si fa ad essere produttivi quando quello che serve non è mai a portato di mano?

Come fai a utilizzare al massimo la tua creatività e la tua energia quando non ti senti a tuo agio nel posto in cui stai?

Come sostiene Marie Kondo nel suo famoso libro “Il magico potere del riordino”, l’ordine e la pulizia esteriore si riflettono anche sul riordino e riorganizzazione di noi stessi, della nostra mente, del nostro vissuto emotivo.

Una volta che ci siamo liberati di tutto il superfluo, siamo più leggeri, più essenziali, e quindi anche più produttivi.

Hai presente quando ti metti a riparare qualcosa e devi continuamente interromperti per andare a prendere un altro attrezzo o per cercare una vite che è scomparsa in mezzo al casino?

Ecco, la stessa cosa capita quanto studi e lavori, se non hai prima organizzato adeguatamente lo spazio in cui lo fai.

Pianifica e prepara tutto ciò che ti serve, e rimuovi tutto il resto: la tua produttività schizzerà alle stelle.

Conclusioni su come essere più produttivi.

Bè, prima ancora di implementare qualunque strategia o tattica, per essere produttivi bisogna volerlo.

Tu lo vuoi? Intendo, davvero?

Perché spesso è quello il problema: un po’ perché ci hanno insegnato a pensare alla produttività come a un disvalore, un po’ perché non siamo sempre del tutto convinti e motivati rispetto a quello che facciamo, la verità è che spesso ci crogioliamo nel combinare poco.

Vedo studenti che, per ogni pagina girata, passano un minuto sul cellulare e un altro a guardare fuori dalla finestra.

Incontro impiegati e manager che, non importa quanto tempo abbiano per fare una cosa, la terminano sempre e comunque all’ultimo secondo (scopri come mai nell’articolo sulla legge di parkinson).

Vado in uffici e negozi dove l’inefficienza e lo scazzo sono palpabili in ogni movimento di chi li gestisce.

Ma non è ciò che fanno a renderli infelici e a frustrarli …. È il fatto che lo fanno con fatica e lentezza invece che con slancio e leggerezza.

Prova allora, anche solo per una settimana, ad essere produttivo. 

Prova l’ebrezza di non trascinarti in mezzo ai tuoi impegni, ma di aggredirli con decisione attraverso le tattiche che ti ho raccontato.

Scoprirai che, lungi dal farti sentire indaffarato o schiavo di ciò che fai, essere più produttivo ti restituisce tempo, energie, serenità e fiducia in te stesso.